1. About these terms

Storaflow WMS ("the system") is the warehouse system of PT Stora Digital Logistik ("Storaflow", "we"). It covers the website storaflow-wms.com (the web app and the pages under /ops), the Storaflow Android app and the services behind them. We run it for our warehouse work, including on behalf of our clients.

These terms apply to everyone who uses the system: employees, client or partner staff with an account, and guests. By logging in or using the system you agree to them. They sit alongside your employment contract and the company's regulations.

2. Your account

• Your account (employee ID or email, and password) is personal. Don't share it or use someone else's. What is done under your account is recorded as done by you.
• What you can see and do depends on the access an administrator gives you. Access can change or end at any time, and ends when you leave the company.
• You stay logged in for up to 30 days of inactivity on a device. Log out on shared devices.
• Tell an administrator straight away if you think someone else used your account.

3. Using the system properly

• Use it for your work only.
• The data in it is confidential: our clients' orders, stock, prices, documents and their customers' details. Don't copy, export, photograph or share it outside the company, except as your work needs. Treat downloaded files (Excel, PDF) the same way and delete them when you no longer need them.
• Record things truthfully: counts, transfers, remarks, attendance and photos must show what really happened.
• Don't try to get around access controls, use another person's face or account to clock in, overload the system, or copy data from it automatically.
• Take photos of work subjects only (goods, documents, handovers, assets). Don't photograph people unless a feature asks for it, such as your own face for attendance or a courier handover.

4. What the system does

Inbound (purchase orders, receiving, relabelling), inventory (layout, stock, transfers, product sizes, stock taking), outbound (order progress, printing, prepacks, instant handovers), returns, scorecards and reports, office (user details, attendance, clocking by face), finance (assets, billing, consumables, petty cash, storage fees) and system tools (data imports, CCTV, backups, labels). New features are added regularly; see section 9.

5. Personal data we process

Data	Why	How long
Account: name, nick name, employee ID, email, password (stored only as a one-way hash), access rights	To log you in and control what you can open	While you have an account
Activity records: who created or changed what, and when (transfers, remarks, edits, prints, change logs)	Accountability and correcting mistakes	As long as the business record it belongs to
Attendance: shift or status, clock in / out times, overtime; when clocking by face also the match score and, if your device shares it, your location	Attendance and payroll	As long as the company keeps attendance records
Face data	See section 6
Photos you take or upload: assets, stock, remarks, issues, products, courier handovers	Documenting the work	As long as the record they belong to
Other people's data: couriers' phone numbers and handover photos; our clients' end customers' order details (name, city / region, items). Buyers' email and exact location are not kept.	Fulfilling and documenting orders	As our client agreements require
CCTV: the system shows recordings and live pictures from the warehouse cameras to authorised staff	Security, and checking orders and incidents	Kept on the recorders, which overwrite the oldest recordings (about 3–4 weeks)
Technical: a login cookie; settings saved in your browser (language, dark mode)	Keeping you logged in; your preferences	Cookie: 30 days after your last use

We don't use advertising or tracking cookies, and we don't sell personal data.

6. Face recognition for attendance (Office → Clock)

Face data is specific personal data (biometric data) under Law No. 27 of 2022 on Personal Data Protection (UU PDP). We use it only with your consent.

What we keep

• A face fingerprint: 128 numbers calculated from photos of your face. It is not a picture.
• It is made from five photos HR takes of you in the app. For staff registered on 22 October 2026 it was made from up to 8 of your attendance selfies in Talenta; those copies were deleted once the fingerprint was made.
• Each time you clock in or out: one photo of your face looking straight at the camera, the time, the match result and, if your device shares it, your location.

What it is used for

Only to check that the person clocking in or out is really you, and is a live person in front of the camera rather than a photo or a screen. It is not used to recognise people on CCTV, to track you, for any other purpose, or shared with anyone outside the company.

How it works

• The checks run automatically on our own servers. No outside face-recognition service is used.
• The check can be wrong. If it refuses you, try again or ask HR. A failed check never counts as an absence by itself; HR can record your attendance another way.
• Only HR and system administrators can see clock photos and match results. Nobody looks at the fingerprint; only the system uses it.

How long

• Clock records (the photo, match result and location of each clock in / out): deleted automatically after 3 months.
• Face fingerprint: until you withdraw your consent or your employment ends.
• Attendance times: as long as the company keeps attendance records.

Your consent

Clocking by face needs your agreement, given by pressing "I agree" in Office → Clock. It is voluntary: if you don't agree, or withdraw later, your attendance is recorded another way, without any penalty. To withdraw, tell HR; your fingerprint and clock photos are then deleted.

7. Where data is kept and how it is protected

• The system and its data run on our own servers in the warehouse. Remote access goes through an encrypted connection (https).
• Access is by permission; passwords are stored only as one-way hashes; full backups are made monthly and kept on our servers.
• Order, receiving, return and stock data come from data exported by our clients (Excel or CSV files) and imported into the system for the work itself. The network connection runs through Cloudflare.

8. Your rights

Under UU PDP you can ask to see the personal data we hold about you, have it corrected, have it deleted or its use limited, withdraw a consent you gave, and complain about how it is handled. Ask HR or a system administrator; we will respond as quickly as we can and within the time the law requires.

9. Changes and new features

The system grows often. New features are covered by these terms as long as they use personal data in the ways described here. If a feature needs a new kind of personal data (especially specific personal data such as biometric or health data) or uses data for a new purpose, we will update this page first and, where consent is the basis, ask for your agreement again before it applies to you. The version at the top changes with every update in substance.

10. Contact

PT Stora Digital Logistik, Rukan Seasons City, Jl. Jembatan Besi Blok A No. 31, Kel. Jembatan Besi, Kec. Tambora, Kota Jakarta Barat, DKI Jakarta 11320. For questions about these terms or your data, contact HR or a system administrator.

1. Tentang ketentuan ini

Storaflow WMS ("sistem") adalah sistem gudang milik PT Stora Digital Logistik ("Storaflow", "kami"). Sistem ini mencakup situs storaflow-wms.com (aplikasi web dan halaman di /ops), aplikasi Android Storaflow, serta layanan di belakangnya. Kami menjalankannya untuk pekerjaan gudang, termasuk atas nama klien kami.

Ketentuan ini berlaku bagi semua pengguna sistem: karyawan, staf klien atau mitra yang memiliki akun, dan tamu. Dengan masuk (login) atau menggunakan sistem, Anda menyetujuinya. Ketentuan ini berlaku berdampingan dengan kontrak kerja dan peraturan perusahaan.

2. Akun Anda

• Akun Anda (ID karyawan atau email, dan kata sandi) bersifat pribadi. Jangan dibagikan dan jangan memakai akun orang lain. Semua yang dilakukan dengan akun Anda tercatat sebagai tindakan Anda.
• Apa yang dapat Anda lihat dan lakukan tergantung hak akses yang diberikan administrator. Akses dapat berubah atau berakhir kapan saja, dan berakhir saat Anda keluar dari perusahaan.
• Anda tetap masuk hingga 30 hari tanpa aktivitas di satu perangkat. Keluar (logout) di perangkat bersama.
• Segera beri tahu administrator jika Anda menduga orang lain memakai akun Anda.

3. Menggunakan sistem dengan benar

• Gunakan hanya untuk pekerjaan Anda.
• Data di dalamnya bersifat rahasia: pesanan, stok, harga, dokumen klien kami dan data pelanggan mereka. Jangan menyalin, mengekspor, memotret, atau membagikannya ke luar perusahaan, kecuali sejauh diperlukan pekerjaan Anda. Perlakukan file unduhan (Excel, PDF) dengan cara yang sama dan hapus bila sudah tidak diperlukan.
• Catat dengan jujur: hitungan, transfer, catatan (remark), absensi, dan foto harus sesuai kejadian sebenarnya.
• Jangan mencoba melewati pembatasan akses, memakai wajah atau akun orang lain untuk absen, membebani sistem, atau menyalin data darinya secara otomatis.
• Foto hanya objek pekerjaan (barang, dokumen, serah terima, aset). Jangan memotret orang kecuali fitur memintanya, misalnya wajah Anda sendiri untuk absensi atau serah terima ke kurir.

4. Fungsi sistem

Inbound (PO, penerimaan, relabel), inventori (layout, stok, transfer, ukuran produk, stock opname), outbound (progres pesanan, cetak, prepack, serah terima instan), retur, scorecard dan laporan, kantor (data pengguna, absensi, absen dengan wajah), keuangan (aset, tagihan, consumable, kas kecil, biaya penyimpanan) serta alat sistem (impor data, CCTV, backup, label). Fitur baru ditambahkan secara berkala; lihat bagian 9.

5. Data pribadi yang kami proses

Data	Tujuan	Lama disimpan
Akun: nama, nama panggilan, ID karyawan, email, kata sandi (hanya disimpan sebagai hash satu arah), hak akses	Untuk login dan mengatur apa yang dapat Anda buka	Selama Anda memiliki akun
Catatan aktivitas: siapa membuat atau mengubah apa, dan kapan (transfer, remark, edit, cetak, log perubahan)	Akuntabilitas dan perbaikan kesalahan	Selama catatan bisnisnya disimpan
Absensi: shift atau status, jam masuk / pulang, lembur; bila absen dengan wajah juga hasil pencocokan dan, jika perangkat membagikannya, lokasi Anda	Absensi dan penggajian	Selama perusahaan menyimpan catatan absensi
Data wajah	Lihat bagian 6
Foto yang Anda ambil atau unggah: aset, stok, remark, isu, produk, serah terima kurir	Dokumentasi pekerjaan	Selama catatan terkaitnya disimpan
Data orang lain: nomor telepon dan foto serah terima kurir; data pesanan pelanggan klien kami (nama, kota / wilayah, barang). Email dan lokasi persis pembeli tidak disimpan.	Memenuhi dan mendokumentasikan pesanan	Sesuai perjanjian dengan klien
CCTV: sistem menampilkan rekaman dan gambar langsung kamera gudang kepada staf yang berwenang	Keamanan, serta pengecekan pesanan dan kejadian	Disimpan di perekam, yang menimpa rekaman terlama (sekitar 3–4 minggu)
Teknis: cookie login; pengaturan yang disimpan di browser (bahasa, mode gelap)	Menjaga Anda tetap login; preferensi Anda	Cookie: 30 hari setelah terakhir dipakai

Kami tidak memakai cookie iklan atau pelacak, dan tidak menjual data pribadi.

6. Pengenalan wajah untuk absensi (Office → Clock)

Data wajah adalah data pribadi yang bersifat spesifik (data biometrik) menurut Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP). Kami hanya memakainya dengan persetujuan Anda.

Yang kami simpan

• Sidik wajah: 128 angka yang dihitung dari foto wajah Anda. Ini bukan gambar.
• Dibuat dari lima foto yang diambil HR di aplikasi. Untuk staf yang didaftarkan pada 22 Oktober 2026, dibuat dari hingga 8 swafoto absensi Anda di Talenta; salinan foto tersebut dihapus setelah sidik wajah dibuat.
• Setiap kali absen masuk atau pulang: satu foto wajah Anda menghadap lurus ke kamera, waktu, hasil pencocokan, dan lokasi Anda jika perangkat membagikannya.

Untuk apa digunakan

Hanya untuk memastikan bahwa yang absen benar-benar Anda, dan orang sungguhan di depan kamera, bukan foto atau layar. Data ini tidak dipakai untuk mengenali orang di CCTV, melacak Anda, tujuan lain apa pun, atau dibagikan ke pihak di luar perusahaan.

Cara kerjanya

• Pemeriksaan berjalan otomatis di server kami sendiri. Tidak ada layanan pengenalan wajah dari luar.
• Pemeriksaan bisa keliru. Jika ditolak, coba lagi atau hubungi HR. Pemeriksaan yang gagal tidak pernah dengan sendirinya dihitung sebagai tidak hadir; HR dapat mencatat absensi Anda dengan cara lain.
• Hanya HR dan administrator sistem yang dapat melihat foto absen dan hasil pencocokan. Sidik wajah tidak dilihat siapa pun; hanya dipakai oleh sistem.

Berapa lama

• Catatan absen (foto, hasil pencocokan, dan lokasi setiap absen masuk / pulang): dihapus otomatis setelah 3 bulan.
• Sidik wajah: sampai Anda menarik persetujuan atau hubungan kerja berakhir.
• Jam absensi: selama perusahaan menyimpan catatan absensi.

Persetujuan Anda

Absen dengan wajah memerlukan persetujuan Anda, yang diberikan dengan menekan "I agree" di Office → Clock. Persetujuan ini sukarela: jika Anda tidak setuju atau menariknya kemudian, absensi Anda dicatat dengan cara lain, tanpa sanksi apa pun. Untuk menarik persetujuan, beri tahu HR; sidik wajah dan foto absen Anda kemudian dihapus.

7. Tempat penyimpanan dan perlindungan data

• Sistem dan datanya berjalan di server kami sendiri di gudang. Akses jarak jauh melalui koneksi terenkripsi (https).
• Akses berdasarkan izin; kata sandi hanya disimpan sebagai hash satu arah; backup penuh dibuat setiap bulan dan disimpan di server kami.
• Data pesanan, penerimaan, retur, dan stok berasal dari data ekspor klien kami (file Excel atau CSV) yang diimpor ke sistem untuk pekerjaan itu sendiri. Koneksi jaringan melalui Cloudflare.

8. Hak Anda

Berdasarkan UU PDP, Anda dapat meminta melihat data pribadi Anda yang kami simpan, memperbaikinya, menghapusnya atau membatasi penggunaannya, menarik persetujuan yang pernah Anda berikan, dan mengajukan keberatan atas cara penanganannya. Hubungi HR atau administrator sistem; kami akan menanggapi secepat mungkin dan dalam batas waktu yang diatur undang-undang.

9. Perubahan dan fitur baru

Sistem ini sering berkembang. Fitur baru tercakup oleh ketentuan ini selama memakai data pribadi dengan cara yang dijelaskan di sini. Jika suatu fitur memerlukan jenis baru data pribadi (terutama data pribadi spesifik seperti data biometrik atau kesehatan) atau memakai data untuk tujuan baru, kami akan memperbarui halaman ini terlebih dahulu dan, bila dasarnya persetujuan, meminta persetujuan Anda lagi sebelum berlaku bagi Anda. Versi di bagian atas berubah setiap ada perubahan yang berarti.

10. Kontak

PT Stora Digital Logistik, Rukan Seasons City, Jl. Jembatan Besi Blok A No. 31, Kel. Jembatan Besi, Kec. Tambora, Kota Jakarta Barat, DKI Jakarta 11320. Untuk pertanyaan tentang ketentuan ini atau data Anda, hubungi HR atau administrator sistem.